Une demande de rdv par mail. Ça semble simple.
Pourtant, 9 fois sur 10, c’est le silence radio en face.
Vous avez passé du temps dessus. Vous avez cherché le nom de la bonne personne, vous avez essayé de personnaliser votre approche pour ne pas faire "robot".
Et au final... rien. Votre mail se perd dans une boîte de réception surchargée. C'est frustrant, non ?
Le problème, ce n'est pas votre offre. Ni même votre cible.
Le problème, c'est la structure même de votre demande.
Un bon email de prospection pour obtenir un rendez-vous repose sur des bases simples, mais que peu de gens appliquent vraiment :
Dans cet article, on va décortiquer ça. Point par point.
Pour que votre prochain mail ne soit pas juste un mail de plus, mais celui qui décroche le rendez-vous.
On verra aussi comment des outils comme LEO Bizdev peuvent vous aider à automatiser les suivis.
Parce que recevoir un "oui", c'est bien. S'assurer qu'il ne tombe pas dans l'oubli, c'est mieux.
Vous vous souvenez ? On a vu ensemble pourquoi vos mails se perdent souvent dans l'immensité des boîtes de réception. C'est frustrant, vraiment.
Maintenant, la question c'est : comment on fait pour que votre demande de RDV par mail sorte du lot ? Pour qu'elle ne soit pas juste lue, mais qu'elle pousse à l'action ?
Eh bien, tout tient dans la structure. Chaque élément de votre mail a son rôle, un peu comme une recette de cuisine où chaque ingrédient compte.
Commençons par l'objet du mail. C'est le gardien de la porte, vous comprenez ?
Pensez-y : votre interlocuteur reçoit peut-être des dizaines, voire des centaines de mails chaque jour. Un objet vague ou générique ? Poubelle. Directement.
Il faut qu'il soit percutant. Qu'il donne envie d'ouvrir. Un objet qui promet une valeur claire ou une solution rapide capte l'œil.
L'exemple donné plus tôt, "Proposition de rencontre le 12 octobre à 14h", fonctionne à merveille. C'est clair. Précis. Pas de chichis. Votre destinataire sait tout de suite ce que vous attendez de lui.
Une fois la porte ouverte, il faut entrer avec élégance et pertinence.
Votre introduction, c'est votre preuve que vous avez fait vos devoirs. Vous voyez cette entreprise qui vient de lever des fonds, ou ce manager qui a posté sur LinkedIn un truc super pertinent ?
Mentionnez ça. Un simple : "J'ai vu votre récent succès sur [sujet ou événement], vraiment impressionnant !"
Ou bien : "J'ai beaucoup apprécié votre dernier article sur [sujet spécifique]." Ça change tout, croyez-moi. Ça montre que vous ne balancez pas des mails en masse.
Ensuite, la demande elle-même. Ici, pas de place pour le blabla.
Votre requête doit être concise, directe, et surtout, n'avoir qu'un seul objectif. Pas de "discuter de tout et de rien".
Soyez précis : "J'aimerais échanger sur la manière dont nous pourrions collaborer pour [leur bénéfice spécifique, par exemple, 'optimiser votre processus de X']". Ou : "Je souhaite explorer comment [votre solution] pourrait aider [leur problème] suite à [votre observation]." C'est simple, mais puissant.
Puis, la cerise sur le gâteau : facilitez-lui la vie au maximum.
Ne le laissez pas chercher son agenda, ou pire, vous demander "quand êtes-vous disponible ?". Ça, c'est la mort du rendez-vous.
Proposez des créneaux précis, tout de suite. Donnez-lui deux ou trois options, c'est idéal. Genre : "Seriez-vous libre mardi prochain à 14h, ou plutôt jeudi matin à 10h ?" C'est direct. Efficace. Votre interlocuteur n'a plus qu'à choisir une option ou vous proposer la sienne.
Enfin, la conclusion. Pas besoin d'en faire des tonnes.
Une conclusion simple et polie suffit. Remerciez pour le temps accordé. Et indiquez que vous restez flexible si aucun créneau ne convient. C'est tout. Ne rajoutez pas trois paragraphes.
En résumé, pour qu'un mail de rdv soit un succès, pensez à ces points clés :
Et vous savez quoi ? Une fois ce mail parfait envoyé, le travail ne s'arrête pas là. Il faut parfois relancer. Mais avec intelligence, bien sûr.
C'est là qu'un outil comme LEO Bizdev entre en jeu. Ça vous aide à automatiser les suivis, à personnaliser vos relances pour qu'elles ne soient jamais intrusives.
Vous gardez le contrôle. Et surtout, vous augmentez vos chances de transformer l'essai.
Parce que décrocher un premier "oui", c'est déjà un pas. S'assurer que le rendez-vous a bien lieu, c'est la victoire, non ?
On l'a dit juste avant, l'objet, c'est le gardien de la porte de votre mail. C'est le premier coup d'œil, le vrai juge. Et dans une boîte de réception inondée, croyez-moi, il ne pardonne pas.
Alors, comment faire pour que votre objet de mail ne finisse pas directement à la corbeille, mais qu'il capte l'attention ? Il faut qu'il soit comme un bon aimant : personnalisé et d'une clarté limpide sur votre intention.
Pas de mystère ici. Oubliez les titres génériques qui ne disent rien. Votre objet doit piquer la curiosité, oui, mais surtout, montrer la finalité du rendez-vous, la valeur que vous apportez.
Maintenant, la question : quelle stratégie pour rédiger un objet qui fait mouche ? C'est simple, vraiment.
D'abord, soyez direct. On ne tourne pas autour du pot. Un objet qui propose une date précise, comme "Rencontre le 14 octobre à 10h ?", c'est clair, c'est net. Votre interlocuteur, il sait tout de suite à quoi s'attendre, sans même cliquer. Vous lui faites gagner du temps, et ça, c'est précieux.
Ensuite, n'hésitez pas à ajouter cette touche personnalisée dont on a déjà parlé. Celle qui montre que vous avez fait vos devoirs. Mentionner un événement récent, un succès de son entreprise, ou même une rencontre que vous avez eue avec l'un de ses collaborateurs. Ça change tout, non ?
J'ai vu des formules qui fonctionnent carrément bien. Des trucs testés et approuvés, les voici :
Vous voyez ? C'est concret. Ça parle. Chaque mot compte.
Et si jamais vous vous sentez un peu perdu, à tâtonner pour trouver l'objet parfait, sachez que vous n'êtes pas seul. C'est normal d'essayer, de voir ce qui résonne le mieux avec votre cible.
C'est là qu'un outil comme LEO Bizdev peut vous donner un sérieux coup de main. Il est fait pour ça : vous aider à automatiser la personnalisation de vos envois, à tester différentes approches d'objet, et à voir en direct ce qui booste vos taux d'ouverture et de réponse.
C'est une façon intelligente d'optimiser votre stratégie, sans avoir à tout faire à la main. Parce qu'au final, ce que vous voulez, c'est décrocher ce rendez-vous, pas vrai ?
On a déjà vu l'importance de l'objet, ce gardien de votre boîte de réception. Maintenant, passons à ce qui se trouve derrière cette porte : le corps du mail. C'est là que tout se joue pour que votre demande de rendez-vous ne soit pas seulement lue, mais qu'elle pousse à l'action. Vous voyez ?
D'abord, une salutation personnalisée. C'est le tout premier contact, et il doit être parfait. Oubliez les "Cher Monsieur/Madame" génériques qui hurlent le copier-coller. Un simple "Bonjour [Nom de la personne]", ça change tout. Cela montre que vous vous adressez bien à elle, spécifiquement. C'est une marque de respect immédiate.
Puis, très vite, il faut lui donner le contexte. Pourquoi ce mail ? Pourquoi maintenant ? Un petit rappel, tout en finesse, comme : "Suite à notre échange lors de [nom de l'événement], j'ai beaucoup réfléchi à..."
Ou bien : "Votre intervention sur [sujet précis] que j'ai lue récemment m'a vraiment marqué..." Cela lui permet de situer votre démarche, de comprendre pourquoi vous le contactez. C'est si important, non ? Ça évite qu'il ne se perde dans ses pensées.
Ensuite, le moment décisif : l'appel à l'action. Ici, aucune place pour le doute. Vous devez être d'une clarté limpide. Proposez-lui des créneaux horaires concrets, précis. Pas de "Quand seriez-vous disponible ?" qui le force à chercher dans son agenda et à vous proposer des dates.
Non, vous lui facilitez la vie !
Par exemple : "Seriez-vous libre mardi prochain à 14h, ou plutôt jeudi matin à 10h ?"
C'est direct. Efficace. Il n'a plus qu'à choisir l'une des options ou, au pire, vous en suggérer une autre. C'est lui tendre la perche, clairement.
Et enfin, la clôture. Pas de long discours ici, une conclusion polie suffit amplement. Un simple "Merci pour votre temps et votre attention" fait l'affaire. Vous montrez votre respect pour son temps, et c'est un geste qui compte. Ne rajoutez pas trois paragraphes inutiles.
Pour résumer, voici comment ça se présente, un peu comme une recette à suivre à la lettre :
| Partie | Contenu suggéré |
|---|---|
| Introduction | Salutation personnalisée (ex. : Bonjour [Nom]) |
| Contexte | Rappel rapide du contexte (ex. : Suite à notre échange à [événement]) |
| Appel à l'action | Proposition de créneaux spécifiques (ex. : Disponibilité mardi 14h ou jeudi 10h ?) |
| Clôture | Remerciements polis (ex. : Merci pour votre temps) |
Vous vous dites peut-être : "C'est beaucoup de détails pour un seul mail !" Et vous n'avez pas tort. Gérer ça pour chaque prospect, ça prend du temps. C'est une sacrée gymnastique, vous savez ?
Mais pour alléger cette charge, il existe des solutions. Pensez à LEO Bizdev. Cet outil est conçu pour vous aider à générer des modèles sur mesure pour vos mails, à les adapter pour chaque contact. Moins de casse-tête pour vous, et surtout, plus de chances que vos mails obtiennent une réponse positive. Cela vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : les échanges avec vos futurs clients, pas la rédaction.
Vous avez compris la logique du mail parfait, n'est-ce pas ? L'objet qui claque, l'introduction qui montre que vous avez fait vos devoirs, l'appel à l'action clair... tout ça, on l'a vu ensemble.
Maintenant, la question c'est : comment on met ça en pratique ? Parce que chaque contexte est unique, et une demande de rdv par mail, ce n'est jamais du simple copier-coller.
C'est là qu'on va voir cinq modèles précis. Des exemples concrets que vous pouvez prendre, adapter à votre sauce, et envoyer dès aujourd'hui. Vous allez voir, c'est moins compliqué qu'il n'y paraît.
Exemple concret : "Bonjour [Nom du prospect], j'ai remarqué que [Nom de son entreprise] a récemment [mentionner un fait d'actualité, ex: levé des fonds, lancé un nouveau produit, publié un article sur LinkedIn très intéressant]. Nous aidons les entreprises comme la vôtre à [bénéfice précis, ex: optimiser la qualification de leurs leads B2B]. Je serais ravi d'échanger 15 minutes pour voir si nous pouvons vous apporter de la valeur. Seriez-vous libre jeudi prochain à 10h ou vendredi à 14h ?"
Exemple concret : "Bonjour [Nom du prospect], j'ai beaucoup apprécié notre discussion de ce matin sur [sujet abordé, ex: les défis de la rétention client dans votre secteur]. Pour approfondir comment [votre solution] pourrait vous aider concrètement à [résoudre leur problème ou atteindre leur objectif], je vous propose un rendez-vous la semaine prochaine. Qu'en dites-vous de mardi à 11h ou jeudi à 15h ?"
Exemple concret : "Bonjour [Nom du prospect], c'était un plaisir de vous rencontrer lors de [Nom de l'événement] la semaine dernière. J'ai été particulièrement intéressé par votre point de vue sur [sujet dont vous avez discuté, ex: l'évolution des stratégies de marketing digital]. J'aimerais beaucoup poursuivre cette conversation. Seriez-vous disponible pour un court échange mardi prochain à 9h ou mercredi à 16h ?"
Exemple concret : "Bonjour [Nom du prospect], j'ai vu votre récent post sur [sujet spécifique] et j'ai trouvé votre analyse sur [un point précis] vraiment pertinente. Je pense que nous partageons une vision similaire sur [thème]. Je serais ravi de prendre un café virtuel pour échanger et voir comment nous pourrions collaborer. Un créneau de 20 minutes le mois prochain vous irait ? Par exemple, le 15 à 10h ?"
Exemple concret : "Bonjour [Nom du collègue], pour avancer sur le projet [Nom du projet] et discuter des prochaines étapes de notre stratégie, je propose que nous nous voyions. Êtes-vous disponible mercredi à 11h ou plutôt jeudi après-midi à 14h ? N'hésitez pas si aucun de ces créneaux ne vous convient, nous trouverons une solution."
Vous voyez ? Chaque mail, c'est une opportunité différente. Ce n'est pas juste "envoyer", c'est "envoyer juste".
La personnalisation, la pertinence, et la clarté... c'est ce qui fait mouche à chaque fois. Et croyez-moi, savoir que vous avez les bonnes infos sur votre prospect avant même de rédiger, ça change tout. Ça vous donne un sacré avantage.
C'est là que LEO Bizdev devient votre meilleur allié. Il est conçu pour vous aider à avoir toutes ces données clés sous la main, à enrichir vos bases pour que chaque communication soit ciblée et pertinente. Moins de temps à chercher, plus de temps à créer du lien.
Plus besoin de chercher des heures l'information pertinente. L'outil vous la donne, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : l'échange, la conversion, la relation client. Moins de casse-tête pour vous, et surtout, plus de chances que vos mails obtiennent une réponse positive. C'est l'idée, non ?
Vous avez envoyé votre demande de rendez-vous. Super.
Mais maintenant, que fait-on ? On attend ? On relance ? Et surtout, quand, et comment, pour ne pas passer pour le lourd de service ?
C'est une vraie question, vous savez. Le secret, c'est d'être présent, mais sans jamais être envahissant. C'est tout un art, n'est-ce pas ?
On va voir ensemble le timing parfait pour une relance efficace.
Alors, quand relancer pour que votre mail ne finisse pas aux oubliettes ?
Trois jours. Retenez ce chiffre. C'est souvent la fenêtre idéale. Cela montre que vous êtes attentif, que votre proposition est toujours d'actualité, sans pour autant mettre la pression. Votre interlocuteur a eu le temps de voir votre mail, de respirer, et de penser à une réponse.
Si, après ces trois jours, silence radio... eh bien, une première relance s'impose.
Et si une semaine s'est écoulée, et que toujours rien ne bouge ? Pas de panique. C'est le moment de la seconde relance.
Enfin, après deux semaines, si le silence persiste, il est peut-être temps de réévaluer. Est-ce que cette personne est la bonne ? Votre approche était-elle la plus adaptée ? Ce n'est pas un échec, c'est une information, une donnée précieuse pour la suite.
| Timing de relance | Que faire ? |
|---|---|
| Après 3 jours | Un rappel courtois. Juste un petit "coucou", qui souligne l'intérêt de votre proposition de valeur. Comme on l'a vu plus tôt, rappelez le bénéfice ! |
| Après 1 semaine | Proposez de nouvelles dates. Montrez votre flexibilité. "Les créneaux de la semaine dernière ne collaient pas ? Et si on essayait [nouvelle date 1] ou [nouvelle date 2] ?" |
| Après 2 semaines | Un dernier contact. Vous pouvez, par exemple, demander si le moment est bien choisi, ou si un autre type d'échange serait plus pertinent. C'est une façon de fermer la boucle poliment, ou de réorienter la conversation. |
Maintenant, la rédaction. Comment s'y prendre pour une relance qui donne envie de répondre ?
Soyez bref. Et courtois.
Reprenez brièvement le fil de votre demande initiale. Pas besoin de tout réécrire. Un simple : "Je me permets de relancer suite à mon mail concernant [sujet de votre proposition]" suffit.
Et surtout, si vous reproposez des dates, faites-le avec la même clarté et la même flexibilité que dans votre premier mail. N'oubliez pas les créneaux précis !
Vous vous dites sûrement : "Gérer tout ça, pour chaque prospect, c'est énorme !"
Oui, c'est vrai.
C'est là qu'un outil comme LEO Bizdev devient un allié de taille. Il est fait pour ça.
Imaginez : un dashboard en temps réel où vous voyez qui a ouvert quoi, qui n'a pas répondu, et quand relancer.
LEO Bizdev automatise vos relances. Vous configurez les séquences une fois, et l'outil s'occupe du reste. Il classifie vos leads, s'assure que vous ne loupez rien. Votre prospection, elle tourne toute seule. Autonome. Efficace.
Fini le casse-tête des relances manuelles.
Alors, prêt à transformer vos "peut-être" en "oui" ?
Prenez un rendez-vous pour une démo personnalisée via notre lien Calendly. C'est l'occasion de voir, de vos propres yeux, comment optimiser vos relances, comment elles deviennent un levier puissant pour décrocher enfin ces rendez-vous que vous attendez tant.
Demander un rendez-vous par mail se fait en rédigeant un message clair et concis. Commencez par une salutation personnalisée, suivez avec votre requête précise, et proposez un créneau spécifique.
Rédiger un e-mail pour demander un rendez-vous implique une introduction qui capte l'attention, détailler le contexte brièvement, formuler directement la demande, et conclure avec un remerciement poli et un appel à l'action clair.
Faire une demande poliment par mail nécessite d'utiliser un ton respectueux et courtois. Pensez à personnaliser votre message, exprimer clairement votre demande, et remercier le destinataire pour sa considération.
Un objet percutant doit attirer l'attention immédiatement. Utilisez des mots clés pertinents, personnalisez votre approche, et mentionnez la finalité du rendez-vous. Par exemple: "Discussion productive sur [sujet] – Disponibilités".
Le meilleur timing pour relancer un rendez-vous par mail est d'attendre trois à sept jours après la demande initiale. Rappelez brièvement votre demande et proposez de nouvelles dates possibles pour le rendez-vous.
Alors, si on récapitule ? Pour que votre demande de rdv par mail touche sa cible, c'est comme une recette : il faut les bons ingrédients, dans le bon ordre. Pas de magie ici, juste de la méthode, vous voyez ?
On a vu que tout part d'un objet d'e-mail qui donne envie d'ouvrir. Un peu comme la couverture d'un livre qui vous attrape. Puis, le corps du message, c'est votre histoire : il faut une introduction soignée, rappeler brièvement votre contexte (pourquoi vous écrivez, en fait ?), et surtout, un appel à l'action clair. Pas de blabla, juste : "Quand seriez-vous disponible la semaine prochaine pour 15 minutes ?" Et n'oubliez jamais de finir avec des remerciements, c'est la moindre des choses.
Mais le vrai secret, celui qui fait toute la différence, c'est la personnalisation. Vous vous souvenez de tous ces exemples qu'on a partagés ? Qu'on approche à froid, qu'on suive après un événement, ou qu'on utilise LinkedIn, c'est toujours la même idée : on ne parle pas à un robot.
Pensez-y : si vous recevez un mail qui sent le copier-coller à plein nez, quelle est votre réaction ? On parie que vous passez vite à autre chose. Par contre, un message qui montre qu'on a fait ses devoirs, qu'on comprend votre situation, ça, ça change tout. C'est ça, la connexion humaine. On ne cherche pas juste un créneau dans un agenda ; on cherche à établir un lien.
Et pour tout ça, pour ne pas perdre le fil, pour gérer vos suivis sans stress, des outils comme LEO Bizdev deviennent de vrais alliés. On peut automatiser pas mal de choses, oui, mais toujours avec cette touche de personnalisation qui rend vos interactions uniques.
C'est un peu comme avoir un assistant qui ne loupe jamais un détail, et qui vous aide à rester maître du jeu. Vous gardez le contrôle, et vous optimisez chaque échange. C'est puissant, non ?
Alors, à vous de jouer ! Reprenez les bases, appliquez ces astuces concrètes. Vous avez tout ce qu'il faut pour transformer vos demandes de rdv par mail en rendez-vous concrets. Lancez-vous !
